Technicien(ne) en gestion des documents et archives (classe 7) - temporaire

La Ville de Côte Saint-Luc est une municipalité dynamique de l’île de Montréal qui compte une population d’environ 33 000 personnes. La Ville de Côte Saint-Luc est fière d’assurer à ses résidents des services de haute qualité à un coût raisonnable. Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Technicien(ne) en gestion des documents et  archives (classe 7) - temporaire.

 

FONCTION PRINCIPALE :

Le travail consiste à effectuer, à partir de normes et de procédés définis, des tâches variées relatives à la gestion de documents actifs, semi-actifs et historiques. Il consiste à supporter les analystes dans le développement et la réalisation de projets, à participer à l'implantation, à la mise à jour des plans de classement de documents et du calendrier de délais de conservation; de plus, il implique d'organiser, de dispenser des activités de formation et de voir à l'application de procédés de conservation par les Services, de même qu'à la cueillette de données, leur organisation, et leur présentation de façon systématique.

 

DÉTAILS DU POSTE :

1.        Voit à l’application des normes et procédés en gestion de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de repérage.

2.        Participe à l’implantation et à la mise à jour des plans de classement permettant l’identification, l’indexation, la codification, le classement de documents selon les normes établies.

3.        Utilise les outils informatiques spécialisés en gestion de documents et archives.  Étant le principal utilisateur, contribue au développement, à la mise à jour et à l’entretien de ces outils.  Gère leur application en déterminant les accès aux systèmes.  Utilise tout autre outil informatique nécessaire à la réalisation des projets, contribue à la recherche et aux essais d’outils appropriés.

4.        Participe à la préparation du contenu des séances de formation, contribue à sa mise à jour par la rétroaction des séances tenues.  Choisit, prépare le matériel et les locaux nécessaires à la tenue des séances de formation.

5.        Organise et anime des activités de formation destinées aux responsables du déclassement dans les unités administratives.  Assure le support technique et le suivi auprès des Services.  Fournit la documentation requise en fonction des politiques établies.

6.        Participe à la rédaction de procédures, des guides d’utilisation des logiciels spécialisés en gestion de documents et des archives ainsi qu’à leur mise à jour; rédige des documents explicatifs ou informationnels.

7.        À l’aide de logiciel approprié, dessine des plans simples d’aménagement de dépôts de documents locaux.

8.        Participe à l’établissement des délais de conservation en identifiant des catégories de documents, s’assure d’obtenir des avis légaux ou financiers avant de fixer les délais.

9.        Procède au tri et à l’élimination des documents en fonction de calendrier des délais de conservation établis.

10.      Prépare ou participe à la préparation du contenu des boîtes en vue de leur transfert au dépôt des documents semi-actifs, aux archives, pour microfilm ou numérisation; en épure le contenu, identifie, classe les dossiers et les documents; valide les formulaires de transfert.

11.      Vérifie la conformité des boîtes, range et classe les boîtes selon les adresses de conservation attribuées en fonction du système établi; est appelé à soulever des boîtes de documents et à les déplacer à l’aide d’une voiturette électrique.

12.      Assure l’archivage des documents ayant une valeur permanente dans le cadre des directives en vigueur à la Ville.

13.      Guide et oriente le personnel affecté aux activités de gestion de documents dans les unités administratives.  Lorsque requis, supervise le travail des stagiaires ou employés occasionnels, affectés à des tâches connexes et vérifie la qualité du travail.

14.      Renseigne les requérants de son service ou de l’externe et leur fournit la documentation requise, facture ces requérants s’il y a lieu, en fonction des normes établies.

15.      Procède à la description et au traitement de fonds d’archives simples.

16.      Effectue ou collabore à la tenue à jour de l’inventaire des documents de la Ville.

17.      Applique, en fonction des normes corporatives, un programme de protection des documents essentiels et confidentiels.

18.      Effectue toute autre tâche connexe.

N.B.  Vous pouvez être appelé à passer un examen de compétence.

 

EXIGENCES SPÉCIALES :

Scolarité :      Détenir un diplôme d'études collégiales spécialisées en techniques de la documentation ou un certificat universitaire en gestion des documents administratifs et des archives.

Expérience :  Posséder au moins une année d'expérience dans un travail permettant au titulaire de se familiariser avec le domaine de l'emploi.

Autres :         Bilinguisme, parlé et écrit, français et anglais.

 

CANDIDATURES

Les personnes qui possèdent les qualités requises et souhaitent poser leur candidature sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, à l’adresse suivante:

 

Poste:

Ville de Côte Saint-Luc – Service des ressources humaines

5801, boulevard Cavendish, Côte Saint-Luc (Québec) H4W 3C3

Télécopieur: 514-485-8926

Courriel : hr-rh@cotesaintluc.org

 

La Ville est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, seuls les candidats choisis pour une entrevue seront contactés.

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